6 dicas para implementar o trabalho remoto em empresas de comércio exterior

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Em tempos de Covid-19, o trabalho remoto tornou-se a realidade da maioria das empresas no Brasil e no mundo. As recomendações da OMS (Organização Mundial da Saúde) sugerem que o isolamento social é, no momento, a melhor estratégia para conter o avanço do vírus — e, por isso, empresas com operações presenciais precisaram se adaptar à rotina remota.

Neste artigo, você entenderá um pouco mais sobre a importância de preparar sua equipe para atingir a máxima eficiência durante o trabalho remoto. Além disso, terá acesso a dicas valiosas para manter a produtividade da empresa, mesmo à distância, valendo-se de ferramentas eficientes e processos bem-definidos.

Boa leitura e bons insights!

Por que é importante preparar a equipe para o trabalho remoto?

A modalidade home office (escritório em casa, em tradução livre para o português) já era uma tendência mundial antes mesmo da pandemia. A fim de otimizar recursos — tais como os custos de deslocamento e o consumo de energia elétrica na planta, por exemplo —, muitas empresas já se familiarizaram com as especificidades do trabalho remoto, incentivando os colaboradores a ficarem em casa.

A proliferação do coronavírus e as recomendações de isolamento social exigiram que as lideranças apelassem ao trabalho remoto, ainda que houvesse pouco experiência no assunto e infraestrutura limitada para suportar a decisão. 

O momento reforça a necessidade de preparar a equipe para o home office, reunindo o aparato necessário para viabilizar a continuidade das operações, mesmo à distância. Além disso, é preciso lapidar a equipe e desenvolver comportamentos adequados ao trabalho remoto, tais como foco e disciplina.

A importância de organizar os recursos — físicos e humanos — de modo a possibilitar que a equipe trabalhe em casa, portanto, faz toda a diferença no momento de enfrentar circunstâncias adversas, garantindo que o desempenho continue elevado e que a saúde da empresa não fique comprometida. 

A pandemia de Covid-19 é, sem dúvida, uma dessas situações imprevistas e inevitáveis. Seu negócio precisa estar preparado. 

Quais são as principais dicas para maximizar o desempenho da equipe?

O trabalho remoto não precisa ser uma dor de cabeça. Se pensado e estruturado da forma correta, o home office pode ser bastante produtivo, capaz de entregar resultados consistentes. Basta, para isso, implantar processos e ferramentas alinhados às demandas do trabalho à distância. Confira as principais dicas!

1. Disponibilize ferramentas de reunião online e videoconferência

Com a equipe trabalhando à distância, é possível que a necessidade de reuniões online cresça. Afinal, colaboradora de áreas diversas precisam continuar interagindo para dar vazão às rotinas corporativas. 

Para garantir a viabilidade das conferências digitais, é importante estabelecer uma ferramenta eficiente para reuniões remotas, assegurando a qualidade das transmissões e a efetividade dos encontros online.

Alguns softwares, como Zoom e Google Hangouts, já tem bastante aderência nas empresas e podem ser uma boa alternativa para reunir a equipe em períodos de home office.

2. Estabeleça um chat de comunicação interna e externa

Os chats são comuns em empresas departamentalizadas. O Skype e o Slack, por exemplo, são alguns dos mecanismos de comunicação instantânea e podem ser utilizados com ainda mais consistência em tempos de home office.

Não basta, porém, manter a preocupação no âmbito interno: clientes e fornecedores também precisam de um meio de comunicação simples e rápido para encaminhar solicitações e tirar eventuais dúvidas. 

Por isso, estender o alcance do chat (ou, se viável, disponibilizar o número de WhatsApp corporativo em cada área) é imprescindível para manter a qualidade das interações dentro e fora da organização. 

3. Utilize o armazenamento em nuvem

Há, em suma, duas possibilidades de armazenamento de arquivos nas empresas modernas: em rede local ou em nuvem. 

Na primeira situação, o acesso é limitado às dependências da empresa e, caso surja a necessidade de resgatar algum arquivo em outro lugar, é preciso apelar à VPN (Virtual Private Network), sistema que confere segurança ao tráfego de dados fora da companhia.

O armazenamento em nuvem, por sua vez, é ligeiramente diferente. Todos os documentos são arquivados em uma espécie de rede pública — devidamente protegida e altamente confiável — e podem ser facilmente acessados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo autorizado.

A modalidade é especialmente eficiente em situações de trabalho remoto, considerando que a equipe precisa encontrar os itens necessários à operação cotidiana. 

4. Certifique-se de que todos tenham a infraestrutura adequada

O bom andamento do trabalho remoto exige alguns recursos primordiais. O computador corporativo, por exemplo, precisa ser deslocado até a casa do colaborador — ou a VPN deve ser utilizada para viabilizar o acesso aos documentos e sistemas empresariais de qualquer dispositivo pessoal, caso o acesso seja exclusivamente local.

Além disso, a conexão estável à internet é essencial. Oscilações constantes podem comprometer a produtividade da equipe e impactar negativamente nos resultados da companhia. 

Para além das ferramentas tecnológicas, entretanto, vale atentar a acessórios importantes na rotina de trabalho, orientando os colaboradores a valorizarem a ergonomia mesmo à distância. A mesa com altura adequada e a cadeira corretamente regulada garantem a integridade física da equipe em home office. 

5. Aposte nos sistemas web para a gestão de comércio exterior

As operações de comércio exterior precisam de integração. Um documento relacionado à logística, por exemplo, é relevante ao Departamento Financeiro e precisa ser consultado na conciliação bancária. Quando os dados estão dispersos, os riscos de erro — e, assim, também de prejuízos — são enormes.

Os sistemas web são excelentes ferramentas para potencializar o trabalho remoto e asseguram que a equipe disponha, à distância, de mecanismos eficientes às tarefas do dia a dia. A partir dele, é possível resgatar informações (o número de um pedido, por exemplo) e gerar um relatório de acompanhamento de carga. 

Recursos modernos e aderentes conferem mais fluidez à rotina dos profissionais de comércio exterior, permitindo que decisões sejam tomadas com mais consistência e agilidade.

6. Conte com a tecnologia para automatizar processos

A tecnologia de gestão é, sem dúvida, uma poderosa aliada na otimização de processos e de recursos. Mesmo à distância, um software robusto e integrado entrega funcionalidades cruciais à performance da empresa, eliminando o retrabalho e minimizando a incidência de erros.

Um exemplo básico disso é a entrada de NFs. Antes excessivamente manual e muito sensível a desvios operacionais, o procedimento é facilmente automatizado por meio da tecnologia de gestão. Bastam alguns parâmetros e poucos cliques para que o documento seja incorporado à base da empresa e possa, a partir de então, endossar relatórios e análises estratégicas — tais como o fluxo de caixa e DREs.

Certifique-se de implantar soluções aderentes ao seu negócio e monitore o desempenho do time a qualquer hora e lugar. Afinal, não importa o local: você precisa de resultados, certo? Abuse da tecnologia de gestão para alcançá-los!

O home office é um desafio, mas não precisa tirar o sono das lideranças. Para manter a produtividade da empresa e dar continuidade às demandas de comércio exterior, impactando o mínimo possível nos retornos corporativos, é preciso se adaptar ao novo cenário em ritmo acelerado. 

Disciplina e tecnologia são fatores indispensáveis à fórmula do trabalho remoto e você precisa se preparar para adotá-lo. Conte conosco!

O conteúdo foi útil e ajudou você a repensar a estrutura da sua operação, adaptando-a ao trabalho remoto em tempos de coronavírus? Ótimo! Aproveite para compartilhar em suas redes sociais e permita que outros gestores também possam potencializar suas atividades à distância.

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